innervate
Как описать бизнес-процессы Заказчика и не разориться
на услугах консультантов
Однажды нас пригласил на встречу вице-президент Транспортной Группой FESCO и попросил включиться в работу по сквозному описанию процесса исполнения заказа на перевозку, для будущей автоматизации этого процесса.
Мы должны были помочь LEAN-департаменту клиента, основная задача которого путем различных практик находить места для улучшения существующих (AS IS) бизнес-процессов и проектирования целевых (AS TO BE) процессов.
Специфика работы LEAN-департамента FESCO: ориентированы на плотную внутреннюю работу, владеют очень большим спектром методик по оптимизации процессов, участвуют в разработке инициатив (мер по улучшению процессов) и контролируют организационные изменения в группе компаний FESCO. Глубокого понимания ИТ, в принципе, LEAN-команде не требуется, но в данном проекте нужно было прийти к ИТ-решению, поэтому мы вызвались помочь.
Задача
Описать сквозной процесс, пронизывающий деятельность более 30 ролей географически распределенных отделов нескольких компаний транспортной группы FESCO, в состояниях "AS IS" и "AS TO BE".

Процесс "AS TO BE" должен быть описан с учетом будущей имплементации как в уже существующих, так и новых ИТ-системах заказчика.
Мы взяли под козырек и провели установочную встречу ("kick-off meeting") с представителями нескольких ключевых отделов FESCO, где попробовали "по ролям" обсудить весь процесс в деталях, шаг за шагом.
Это было забавно "Я Алексей, я — клиент. Илья — менеджер клиентского сервиса. Антон — агент в Китае. Олег — отправитель груза, а Максим — получатель.
Итак, начинаем: я (клиент) пишу письмо менеджеру клиентского сервиса, где прикладываю заявку на перевозку груза...".
После нескольких часов такого обсуждения и погружения на все более глубокие уровни детализации процесса, мы добрались только до середины сквозного процесса, и решили сделать перерыв. LEAN-команда описала процесс в виде Excel-таблички:
Здесь включились мы — и нарисовали всю схему в сильно упрощенной нотации BPMN в среде MS Visio. Мы выбрали нотацию BPMN потому что она наглядно показывает взаимодействие ролей в процессе друг с другом — что нам и требовалось.
Выглядела схема процесса "AS IS" примерно так:
И да, в реальности это выглядело очень круто — длинная бумажная простыня, показывающая огромный процесс шаг за шагом. Из плюсов бумажной версии — её удобно было вешать на стену и, обсуждая правки и комментарии к схеме, делать пометки карандашом или маркером.

Далее последовала цепочка интервью с экспертами, которые могли посвятить нас в тонкости своей работы. Через несколько итераций несколько распечаток схемы с комментариями к предыдущим версиям напоминала рулон обоев :)
Чтобы оперативнее вносить изменения, мы даже приклеивали схему к двум стенкам – так проще было сравнивать две разные версии схемы
Когда мы закончили этот процесс, клиент позвал на встречу по обмену опытом, на которой "Сумма Телеком" (системный интегратор, они вместе с FESCO входят в одну группу Summa) показывали свои наработки по формализации бизнес-процессов порта во Владивостоке (ВМТП, тоже входят в группу Summa) в среде Business Studio.
Презентация Business Studio прошла на "ура" и тут же, на встрече, было решено, что бизнес-процессы FESCO также нужно детализировать в BS. "Отлично! Очень вовремя — мы как раз приступаем к описанию процесса "AS TO BE" "— и активно принялись учиться работать в Business Studio.
Business Studio — программный продукт для моделирования бизнес-архитектуры российского разработчика «ГК «Современные технологии управления». Эта программа используется
в учебном процессе более 100 ВУЗов и бизнес-школ России и стран СНГ,
есть кейсы по внедрению продукта в западных компаниях.
Система Business Studio оказалось очень занятной — разработчики поверх всем знакомой среды MS Visio построили интерфейс управления объектной базой данных, которая описывает взаимосвязи между процессами и шагами процесса, стратегическими целями, KPI, ролями, организационной структурой, бумажными и электронными документами, а также информационными системами и базами данных, и проектами.

Консультанты по работе с Business Studio посоветовали нам для целей автоматизации отказаться от нотации BPMN, и начать использовать IDEF0 на верхнем уровне детализации процессов, а EPC — на нижнем уровне детализации процессов.
Пример IDEF0:
Пример EPC:
Мы с головой ушли в работу. У нас случился дзен, мы проработали над переформатированием процессов еще 1.5 месяца, и, наконец,
разрозненный процесс собрался.
Мы прописали все — от стратегической карты целей компании до связи шагов процесса с существующими и новыми ИТ-cистемами. Приятным сюрпризом оказалось то, что после прописания процессов из Business Studio можно автоматически генерировать такие документы, как "Должностные инструкции", "ТЗ на автоматизацию" и другие.
Жаль, что все это находится под жестким NDA, но по согласованию с клиентом мы можем показать только небольшую часть документации, приведенном в этом кейсе. Больше всего нам понравился такой инструмент, как стратегическая карта целей — которая помогает разбить глобальные цели на подцели, связать их с ключевым показателями эффективности (KPI), увязать с инициативами по достижению целями (проектами) и т.д.:
Спасибо клиенту за интересную задачу!
И ждем новых челленжевых задач :)
Наши контакты
Phone: +7 (495) 585-08-02
E-mail: hello@innervate.ru
Facebook: https://www.facebook.com/innervate.ru

Мы находимся в Москве.
Наш адрес: Ленинский проспект, 30А
Made on
Tilda